Saiba como organizar um processo licitatório

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Todos sabem que o gestor público administra bens e interesses que não são próprios, mas pertencem a toda a coletividade. Por essa razão, quando há necessidade de adquirir ou contratar serviços para satisfazer as urgências públicas, a administração pública realiza contratos com terceiros para atender às suas necessidades. Nesse caso, é fundamental realizar um procedimento de forma impessoal, que vise, em primeiro lugar, ao bem da coletividade.

Assim, para comprar ou contratar serviços, na maioria dos casos o administrador público o faz através de licitação, que é o meio necessário para atingir o objetivo final, isto é, adquirir ou contratar, sem deixar de atender ao interesse da população.

E você? Sabe como organizar um processo licitatório? Confira aqui tudo o que você precisa saber para realizar uma licitação.

Como elaborar um processo de licitação?

A licitação compõe-se de uma fase interna e de uma fase externa:

  • Fase interna/preparatória: Essa fase demarca e determina as condições do ato convocatório antes de dar conhecimento à coletividade. A administração tem a oportunidade de reparar falhas que, por acaso, tiverem sido constatadas no procedimento, sem precisar anular atos praticados; por exemplo, quando há não informações necessárias para a realização do procedimento.
  • Fase externa/executória: Essa fase inicia-se com a publicação do edital ou com a entrega do convite e finda com a contratação do fornecimento do bem, execução da obra ou prestação do serviço. Vale registrar que, ao contrário da fase interna, em que são aceitáveis correções, na fase externa, após a publicação do edital, qualquer irregularidade insanável verificada ocasionará a anulação de todo o procedimento.

Como elaborar o edital de licitação

O edital de licitação deverá definir nitidamente o objeto a ser licitado, a experiência e a abrangência necessárias ao fornecedor do produto ou serviço a ser adquirido. Também deverão fazer parte dos editais os anexos, como termos de referência, projeto básico ou projeto executivo, minuta de contrato, modelo de declarações e documentos complementares, local de entrega do produto, local de execução dos serviços, dentre outros.

Saliente-se que qualquer modificação no edital exige divulgação da mesma forma como se deu o texto original, abrindo novamente o prazo inicial estabelecido, exceto quando a alteração não afetar a formulação das propostas.

Também é fundamental que o original do edital esteja datado, rubricado em todas as folhas e assinado pela autoridade que o expedir.

Documentos necessários para realizar o procedimento licitatório

Para a realização do pleito licitatório, deverão ser anexados ao edital documentos imprescindíveis à licitação, como: minuta de contrato, projeto básico, orçamento detalhado em planilha de custos unitários – quando for o caso de serviço composto de vários elementos -, modelos de declarações, bem como outros que sejam pertinentes, de acordo com o objeto que estiver sendo licitado. 

Irregularidades comuns em processos licitatórios

Inúmeras são as irregularidades que podem ocorrer nos processos licitatórios. Assim, listamos algumas falhas comuns.

  • Em licitações finalizadas, não é incomum haver documentos sem assinatura e cujos pagamentos já foram até efetuados. Tal falha dá margem a que a licitação seja considerada “preparada” para a finalidade de subtrair recursos públicos pelo simples fato de os fraudadores terem esquecido das assinaturas.
  • Outra falha comum nos procedimentos de licitação é a omissão de relatos na ata de reunião. Esse tipo de erro pode comprovar que não ocorreu a transparência necessária, uma vez que jamais devem ser omitidos fatos importantes acontecidos durante o andamento da licitação. Dessa forma, as atas e relatórios da comissão devem estar completos e com o relato fiel de todos os acontecimentos ocorridos no pleito licitatório.
  • A digitação também deve ser conferida com bastante atenção porque, mesmo que de forma involuntária, poderá ter erros significativos, que podem comprometer a interpretação dos fatos apresentados.

Assim, dependendo dos tipos e da quantidade de erros, pode-se acender suspeitas sobre a condução correta do processo licitatório. Fique atento!

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